В последнее время резко вырос спрос на штампы для путевых листов и мы задались вопросом «Почему?» И вот что мы выяснили:

Согласно Приказу Минтранса РФ от 18.09.08 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», отметка врача в путевом листе является обязательным реквизитом этого документа. Правила заполнения листка подробно рассматриваются в Приказе Минтранспорта № 152. В нем указаны все обязательные реквизиты документа. Согласно ему, в бланк обязательно вносится отметка о медосмотре водителя.

На каждый путевой лист отметка медработника ставится в соответствии с п. 16–17 Порядка проведения медосмотров. Медик ставит на документ 2 штампа следующего содержания:

• прошел предрейсовый медосмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен;
• прошел послерейсовый медосмотр.

Отметка механика в путевом листе

С 26.02.2017 перечень обязательных реквизитов листка был расширен (Приказ Минтранса РФ от 18.01.17 г. № 17). Теперь в нем необходимо поставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать:

• дату и время проверки автомобиля;
• подпись,ФИО.

Ранее это правило было не обязательным. Сейчас путевой лист с отметкой механика и медика — важное условие.

Если в листке не проставлен штамп о медосмотре

В случае нарушения порядка заполнения документа в части медосмотра последствия могут быть следующими:

• налоговые органы могут посчитать путевые листы без отметки врача недействительными и не признать расходы, списанные по ним;
• инспектор ГИБДД может оштрафовать за отсутствие отметки о медосмотре. Штраф для водителя — 3000 руб., для руководителя, отвечающего за выход на смену водителя, — 5 000 руб.Предприятие могут оштрафовать на 30 000 (ст. 12.31.1 КоАП РФ);
• не проводя медосмотры для сотрудников, работодатель нарушает права трудящихся на охрану здоровья (ст. 24 ТК РФ). А ст. 5.27.1 КоАП за допуск к работе работника, не прошедшего медосмотр, предусматривает штраф для должностных лиц и для ИП от 15 000 до 25 000 руб., для юр.лиц — от 110 000 до 130 000 руб.

Отметка механика в путевом листе

С 26.02.2017 перечень обязательных реквизитов листка был расширен (Приказ Минтранса РФ от 18.01.17 г. № 17). Теперь в нем необходимо поставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать:

• дату и время проверки автомобиля;
• подпись,ФИО.

Ранее это правило было не обязательным. Сейчас путевой лист с отметкой механика и медика — важное условие.

Президент РФ подписал Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ, которым отменено обязательное требование закона для акционерных обществ иметь печати. Закон вступил в силу с 7 апреля 2015 года.  

Журнал учета печатей и штампов – это журнал, в котором ведется учет поступления, выдачи, возврата и уничтожения печатей и штампов организации с проставлением их оттисков. Находится у работника, ответственного за учет и сохранность печатей и штампов, назначенного приказом руководителя организации.

Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности и хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Листы журнала нумеруются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации.

Утвержденной законом формы Журнала учета печатей и штампов нет, организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме и определить какие графы включить в журнал.

Срок хранения Журнала учета печатей и штампов установлен ст. 775 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), - постоянно

Важно знать! Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенноеприказом (распоряжением) руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом (распоряжением) руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают по-разному, в зависимости от ее особенностей и понимания важности этой работы.  

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. 

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Эту информацию также заносят в журнал. 

Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в графе 10, с проставлением номера и даты акта.  

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения; 
• состав комиссии; 
• основание уничтожения печатей и штампов; 
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; 
• способ уничтожения; 
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования; 
• подписи членов комиссии. 

Акты хранятся вместе с журналом учета.  

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
• архивные справки;
• архивные копии;
• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
• заключения и отзывы;
• заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
• исполнительные листы;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
• положения об организациях;
• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
• соглашения;
• справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
• спецификации (изделий, продукции и т.д.);
• титульные списки;
• удостоверения;
• уставы организаций;
• штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

• для заверения справок;
• на копии документов;
• на выписки из документов;
• учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

• угловой (адресный);
• регистрационный;
• ограничения права доступа;
• с реквизитами организации;
• маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы в журнале учета печатей и штампов. 

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

 naar.ru

Основные ошибки при заказе Печатей и штампов

1. Почему важно правильно выбрать фирму изготовителя печатей и штампов?

Заказывая печать в закутке в переходе или в непрофильном магазинчике, завтра вы можете обнаружить свою печать не только на Ваших документах, но и в тех документах, которые не являются вашими. Все дело в легкой утечки данных в таких фирмах, и возможности изготовить сразу 2 клише Вам и себе. Поэтому выбирайте компании которые имеют положительную репутацию. И вас не будет беспокоить вероятность подделки Вашей печати.

2. Я выбрал компанию, но меня терзают сомнения в правильности выбора, как еще оценить компанию?

Не маловажным фактором доверия к компании является наличие сертификата соответствия. Причем сертификаты бывают двух типов. Это ПечатьСерт - сертификат этого типа, контролирует лишь качество изготовления клише. он не контролируют саму компанию, то как они хранят Ваши печати, ведут их учет и контроль.

ПолиграфСерт - сертификационная компания этого типа, контролирует не только качество изготовления клише, уровень защиты выше, чем у ПечатьСерт, но и безопасное хранение, контроль и учет печатей. То есть весь цикл изготовления. Не зря полиция и ФСБ, могут заказывать печати лишь в организация имеющих сертификат ПолиграфСерт.

Поэтому наличии сертификата, ПолиграфСерт показывает уровень компании.

3. Какой корпус выбрать для будущей печати?

Существуют два основных типа корпусов (оснастка) это ручные и автоматические. Рассмотрим подробное каждый из них.

Ручная оснастка будет удобна, если Вам приходится постоянно носить печать с собой (индивидуальные предприниматели, врачи). Но при этом объем простановок печати, не велик. Лучшим выбором для вас будет печать изготовленная по флэш технологии.

Автоматическая оснастка нужна тем для кого простановка оттисков печати является ежедневной рутиной. Канцелярии, бухгалтерии и т.п. Выбор автоматической оснастки будет лучшим вариантом. При этом желательно выбрать оснастку с металлическим упрочнением механизма. Чтобы оснастка прослужила вам не один год.

4. Какой технологии отдать предпочтение?

Резина полимер или флэш?
Однозначно ответа на этот вопрос нет. Так как современные методы получения клише дают практический идентичные результаты.
Главное отличие резинового клише от полимерного, это возможность использования краски на спиртовой основе, но используют такие краски крайне редко. Поэтому, главным критерием выбора технологии является качество изготовления, а не сам материал.

5. Как оценить качество изготовления печати, если я делаю первый заказ.

Оценить качество можно следующими способами.

1. Попросить сделать растр по ГОСТ - 80 линий на сантиметр! не меньше, если предлагают меньшее количество, то заведомо в фирме китайский лазер не дающий высокого разрешения, а значит качество хуже.

2. Попросить изготовить микротекст по ГОСТ 0,5-0,8 мм, если откажут, то так же китайский лазер и заведомо худшее качество.

3. Попросить включить в печать линии толщиной 0,08 мм, если откажут, то так же китайский лазер и заведомо худшее качество.

4. Попросить изготовить скрытое изображение. Если компания не умеет этого делать соответственно, она новый игрок и имеет мало опыта в изготовлении, поэтому 100% качество от такой компании ждать сложно.

Это основные приемы, для первоначальной оценки качества изготовления. Если уже на этой стадии вам откажут, то заведомо делать заказ в такой компании не стоит.

6. Как выбрать макет печати или штампа.

Выбор макета печати или штампа, конечно дело вкуса. Но есть некоторые рекомендации.

Старайтесь избегать простых макетов. Их легко подделать.

Если в выбираете простой макет, дополните его защитой по ГОСТ, микротекст, растровое поле, тонкии линии.

Делайте печати со скрытыми изображениями, это максимально обезопасит вашу печать от подделки.

7. Как пользоваться, заправлять и хранить печати и штампы.

Хранить печати и штампы, необходимо на горизонтальной поверхности, не забывая об их безопасности. То есть необходимо предостерегать их от хищения.

Проставлять оттиски необходимо на ровной поверхности, желательно использовать подушку для штемпелирования. Эти требования сохранят вашу печать в сохранности долгое время.

Заправлять печати и штампы необходимо только специальной штемпельной краской, равномерно по всей площади штемпельной подушки.

После заправки необходимо в течении часа просушить подушку, для чего просто оставьте ее на открытой ровной поверхности при комнатной температуре.

● Впервые печати появились в конце IV века в Риме. Позже они широко использовались в Западной Европе и Византии. Как правило, в средние века печати употреблялись для удостоверения подписи или для защиты подлинности подписи. В эпоху Римской республики печать применялась только для сохранения документа от подлога. Вот как описывался одним из авторов (Н.П. Ляпидевским - прим. ред) процесс приложения печати: "Документ свертывался в трубку или складывался в квадратную форму, обертывался в холст, прошнуровывался ниткой, конец которой, в том месте, где они сходились с оберткой, скреплялся посредством куска воска, и на нем клалась печать". На таких документах печати прилагались должностными лицами, а в некоторых случаях и свидетели прикладывали свои личные печати. Таким образом, для того чтобы в дальнейшем можно было ознакомиться с документом, сначала нужно было сломать печать. Так римляне охраняли свои документы от подделок и любопытных глаз. Однако, как уже подчеркивалось, печать не свидетельствовал подписи сторон. Например, для того чтобы подтвердить подпись дарителя в договоре, он должен был лично явиться в суд и подтвердить свою подпись и факт дарения, в противном случае одаряемый не вправе был претендовать на этот подарок. 

● Первоначальный способ прошнуровки и проставления печатей был произвольным, но впоследствии, во времена правления император Нерона, сенат постановил, чтобы документы сшивались тройной ниткой, для чего в середине полей надлежало просверливать отверстия, через которые эти нити пропускались, а затем припечатывались на обороте документа. 

Удивительно, что в наш век автоматизации и прогресса в отношении документов все еще используется такой архаичный способ, который до сих пор не изжил себя, оберегая документы от подлогов. 

До XI века употребление печати в странах Европы не имело никаких определенных правил. Печать как средство утверждения документов появляется позже в Германии, при Короле Карле Великом. 

Однако с XI в. механизм употребления печати перерос в право печати. Каждый гражданин, принадлежавший к дворянству, имел право иметь свой герб, но отнюдь не каждый дворянин имел право на личную печать и право утверждать документы. Такое право носило характер особой привилегии. 

Вассалы при заключении различного рода сделок могли воспользоваться печатью своего господина; лица, проживающие на церковных землях, - печатью церкви или монастыря; дети - печатью своих родителей. Лишение печати рассматривается в этот период как наказание в виде лишения особых прав. 

● В XI-XII веках внешний вид печатей Германии и Франции не имел особых различий, но, как правило, на рыцарских и баронских печатях были изображения всадника в полном вооружении, предметов охоты, драконов, орлов, звезд; на печатях женщин - изображение лилии. Печати имели и различные формы: печати светских лиц - круглые, духовных лиц и женщин - овальные. Можно было встретить и печати необычных форм, например, имеет форму сердца печать Конрада Тюрингского, форму груши - Рудольфа Габсбургского. 

Кроме того, печати подразделялись на публичные и частные, на односторонние и двусторонние (одна сторона которых была простой, а другая - изящной, с различными украшениями для особых торжественных случаев). 

Материалом для изготовления печатей служил воск или металл. Родиной металлической печати является Византия, откуда металлическая печать постепенно перешла на Запад. Императоры и короли обыкновенно употребляли золотые и серебряные печати. Другие употребляли печати свинцовые, медные, оловянные. Железными пользовались крайне редко. 

● Не менее интересен вопрос о цвете печати. Самым древним цветом печати был белый, зачастую он встречался на королевских документах - со времен Меровингов до времен императора Фридрих III. Желтая восковая печать употреблялась в XII-XV веках. В Германии ей пользовались герцоги, епископы, а также монастыри и частные лица. А вот во Франции использование желтой печати относилось к исключительной привилегии королей. В начале XIV века лишь самым знатным и почетным гражданам разрешалось пользоваться зеленой печатью, однако уже со второй половины XIV в. и до XVI столетия она стала общеупотребляемой. В XVII веке германские императоры ставили красновосковые печати. Исключительное право на употребление королевской красной печати , и то лишь в виде великой милости, дозволялось только избранным особам. Но уже во второй половине XVI в. она полностью вытесняет из оборота зеленую печать, даже на документах частных лиц. Древнейшая черновосковая печать известна в дипломатии с 1248 года. Ей также пользовался Гроссмейстер мальтийского ордена, а также она была в ходу у некоторых дворянских родов. 

Содержание оттисков печатей, как правило, определялось принадлежностью к какому-либо сословию, это мог быть родовой герб, однако чаще всего были надписи, состоящие из имени владельца, иногда с присоединением года рождения владельца или года изготовления самой печати. При обозначении имен в XI столетии употреблялись обычные литеры, позже готические. Сами же имена и некоторые слова надписей, как и в текстах документов, исполнены в сокращенном виде. 

Не менее интересен и способ прикрепления печатей к грамотам. Практиковались два способа: прикрепление вислых печатей и проставление оттисков на самих документах. 

Вислые печати чеканились на отдельных кусочках воска, свинца, золота, серебра и прикреплялись к документам на шнурках. Названия печати так же носили различные: для металлических и восковых употреблялся термин "булла"; свинцовые печати назывались моливдовулами; золотые - хрисовулами. 

● На Руси печати появились в XI веке. Основным местом находок древнерусской печати является Новгород, где при археологических раскопках находят в изобилии печати посадников, тысяцких князей, тиунов, архиепископов, наместников. При покупке земли составлялись грамоты с вислыми печатями, на которых подвешенные печати в большей степени были показателями согласия сторон, нежели носили характер государственного укрепления, так как печати могли принадлежать и сторонам сделки, и свидетелям, и специальным лицам, составляющим эти грамоты. В Новгороде печатями скреплялись завещания или духовные грамоты, все сделки по передаче вотчин, холопов, и вообще все "купчие", "меновые", "выкупные", "приговорные", "вкладные" и т.д. Приведем в качестве примера использования печатей выдержку из историко-исследовательского обзора о Новгороде: "При оформлении сделок с движимым имуществом, при покупке различных изделий новгородских ремесленников особое внимание уделяли качеству продаваемых вещей. Специальные чиновники ставили на товары печати с оттиском слов "Товар Божий". Это означало, что данное изделие не является фальшивкой, а изготовлено "по Божьей правде". 

(В Москве действовал Печатный приказ, в обязанность которого входило и прикладывание государственной печати к крепостям - доб. ред.). 

Изданный Петром I в 1720 г. Генеральный регламент возводит документ в особый ранг. В соответствии с данным Регламентом все инстанции сверху вниз и снизу вверх сносятся между собой письменно, "ибо как в Сенате, так и в коллегиях словесные указы никогда отправляемы быть не надлежат". Историки считают, что "в этой формуле изложена суть бюрократических порядков, бумага превращена в полновластного хозяина положения". И, несомненно, больший вес хозяину положения - бумаге - придает не что иное, как печать, которая превращает ее во всесильный документ. 

Со времен Петра Великого происходило немало преобразований и реформ, направленных на ограждение документов от подделок, и до настоящего времени ведущую роль в этом занимают бумага и печати, изменяющиеся по форме и содержанию, но не по сути.

Все живое стремиться к цвету

И. В. Гете

  Отношения с цветом у каждого свои, но они есть всегда. Редкий человек при выборе одежды, мебели, автомобиля или даже авторучки готов сказать, что цвет для него не имеет значения. В тоже время есть сферы, в которых влияние цвета до последнего времени было очень ограничено. Обратите внимание на печати и штампы любой организации. В 99% случаев – это однотипные оттиски синего цвета… и дело далеко не в том, что технологические возможности долгое время не позволяли предложить потребителям иное. Проблема цвета в штемпельной продукции гораздо сложнее, чем может показаться с первого взгляда…, и сегодня она стала актуальна как никогда.

В ближайшее время все мы можем стать свидетелями «цветной революции» в штемпельном бизнесе, идеологи которой - мировые лидеры в производстве автоматической оснастки Trodat и Colop. Однако предпосылки этого процесса специалисты могли наблюдать гораздо раньше. Еще в конце прошлого века в рамках японской флеш-технологии предлагалось изготовление цветных печатей и штампов. Данный продукт, несмотря на свою уникальность, не получил широкого распространения в России. Отчасти причиной этому было то, что изготовление флеш-печатей было возможно только на ручной или полуавтоматической оснастке… и это в то время, когда «автоматы» уже завоевали любовь потребителей во всем мире.

ВСЕ ГЕНИАЛЬНОЕ ПРОСТО!

Мы не знаем, вскрикнул ли архимедовское «эврика!» специалист, которому пришла в голову мысль об изготовлении на базе автоматической оснастки цветных печатей и штампов, но это изобретение действительно сродни озарению. Оно, как все гениальное, настолько просто, что сегодня, когда изобретение уже состоялось и «ушло в народ», у всех возникает только один вопрос – почему же до этого никто не додумался раньше.

Впервые «красочная инновация» под брендом Multi Color Impression была представлена компанией Trodat в 2005 году и сразу получила специальный приз от международной ассоциации ISPA в категории офисных принадлежностей. Этой высокой профессиональной оценкой было положено начало цветного преображения мира штемпельной продукции, в которое чуть позже включись и другие производители. Почти сразу второй мировой штемпельный бренд - Colop - предложил своим клиентам аналогичный продукт, а в этом году тенденцию поддержал отечественный производитель GRM.

Сама технология изготовления цветных штампов основывается на использовании лазерно-гравировального оборудования, с помощью которого материал штемпельных подушек автоматической оснастки режется на сегменты для последующей запитки цветными чернилами. Резка на сегменты осуществляется под конкретный макет заказчика, что позволяет каждый раз создавать уникальный штамп или печать. Производственный процесс не представляет сложности и достаточно легко осваивается штемпелеизготовителями. Простота технологии сыграла не последнюю роль в том, что цветные изделия заняли достойное место в ассортименте зарубежных штемпельных компаний…, что пока нельзя сказать о России, где продвижение цветных штампов началось на 3-4 года позже, чем в других странах.

ЧТО НЕ ЗАПРЕЩЕНО, ТО РАЗРЕШЕНО

Сложности продвижения цветных печатей и штампов в России многие связывают с «законодательными» препонами, которые на деле оказываются стереотипами, сидящими глубоко в сознании не только обычных пользователей штемпельной продукции, но и профессионалов. За период «советского делопроизводства» сформировалось понимание того, что оттиск печати или штампа должен быть только синего или фиолетового цвета. Использование иных цветов, тем более в каком-либо сочетании, было определенным табу. Сегодня нормативных документов, которые бы запрещали использование цветных печатей и штампов, уже нет, но это никак не меняет общей ситуации. Размытый синий оттиск на документе в нашей стране больше, чем чернильный след – это символ власти, символ целой системы, формализма отечественного документооборота. Именно поэтому популяризация цветных печатей и штампов в России должна сопровождаться настоящей ломкой стереотипов. В запуске этого процесса заинтересованы, прежде всего, штемпелеизготовители, для которых изготовление цветных изделий может стать одним из способов увеличения прибыльности бизнеса. Так, компания «ПолиграфычЪ», выстраивающая национальную франчайзинговую сеть салонов печатей и штампов, решила предпринять определенные усилия в этом направлении. С целью упрощения работы с клиентами, компания сделала запрос в Центральный банк Российской Федерации о правомочности использования цветных печатей. Ответ был дан однозначный: «Положение Банка России "О безналичных расчетах в Российской Федерации" от 03.10.2002 № 2-П не устанавливает требований в отношении цветовой гаммы оттисков печатей, применяемых при оформлении расчетных документов, представляемых в банк. Учитывая отсутствие в действующем законодательстве и нормативных актах Банка России требований к цветовой гамме печатей юридических лиц, Банк России считает возможным использование юридическими лицами печатей независимо от цвета при условии их четкости». Конечно, исключения составляют гербовые печати, требования к которым, в том числе и к цвету оттиска, четко прописаны в ГОСТ 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации», а также печати и штампы некоторых государственный организаций (например, силовых структур), изготовление которых регламентируется внутренними распоряжениями.

Таким образом, объективных препятствий в виде законодательных ограничений для продвижения многоцветных печатей и штампов в России нет. Это вселяет надежду, в то, что при должной просветительской работе стереотипное восприятие этого вопроса все же будет преодолено.

БЫЛ БЫ ЦВЕТ, ПРИМЕНЕНИЕ НАЙДЕТСЯ

Ошибочные представления о юридической силе, вернее бессилии цветных печатей, не единственная проблема при их продвижении на российском рынке. Куда более серьезная задача – объяснить нашему потребителю, который на протяжении всех предыдущих лет весьма успешно обходился синими печатями, необходимость цветных. Так, для популяризации цветных изделий компания Trodat выбрала слоган “BECAUSE LIFE IS COLOURFUL” («потому что жизнь красочна»), а рекламную компанию выстроила на сопоставлении «цветного» и «бесцветного» мира. Этой акцией производитель пытался показать важность цвета в нашей жизни, в том числе и штампов.

Если говорить детально о возможностях, которые открывает использование цветных штампов в документах, то можно отметить два основных момента. Во-первых, цветные печати и штампы делают документы исключительными. Особенность делопроизводства в России такова, что большинство документов (письма, договоры и т.п.) однотипны и откровенно скучны. Мало кто использует цветную, фактурную бумагу или специальные бланки, не говоря уже о многоцветных штампах. Однако цвет – наиболее мощный инструмент для презентации. Эффективно используя цвет, можно придать документам особую важность, выделив из общей массы. Во-вторых, цветных печати и штампы работают на бренд. Во всем мире штампы давно уже используются не только как вспомогательные инструменты делопроизводства, но и как рекламные носители. Они визуализируют фирменный стиль компании, способствуя его распространению и запоминанию клиентами, партнерами. Например, штамп с цветным логотипом компании, названием и контактами способен персонализировать всю исходящую документацию, конверты, упаковку и т. д. Эти функции особенно актуальны, если учитывать относительно невысокую стоимость цветных печатей и штампов.

ПРОДВИЖЕНИЕ, ПРОДВИЖЕНИЕ И ЕЩЕ РАЗ ПРОДВИЖЕНИЕ

Как и любая новая идея на рынке, цветные печати требуют соответствующего активного продвижения. В этом вопросе как раз и возникают основные сложности. В силу инертности штемпельного бизнеса многие инновации оказываются в замкнутом круге: их продвижением никто не занимается в силу невысокого спроса, а спрос не растет по причине отсутствия продвижения. Изменить ситуацию могут только консолидированные усилия производителей оснастки и штемпелеизготовителей.

На сегодняшний день производители автоматической оснастки предложили российскому штемпелеизготовителю, главным образом, инструменты максимального упрощения производственного процесса. Например, Trodat рекомендует лазерный гравер с опцией автоматической заправки цветными чернилами, а Colop трафареты для резки штемпельных подушек. Гораздо сложнее дело обстоит с методикой продвижения. Компания «ПолиграфычЪ», ведущая активную работу с регионами, решила сосредоточить свои усилия на маркетинговых моментах, обобщив свои идеи в «пакет продвижения». Этот пакет включает в себя не только пошаговое и иллюстрированное описание технологии изготовления, но, прежде всего, те материалы, которые позволят выстроить отношения с потенциальными заказчиками: образцы плакатов для оформления приемного пункта, образцы листовок для рассылки, альбомы макетов для работы с клиентами, диски с шаблонами макетов цветных печатей и штампов. В планах – цикл семинаров для банков и корпоративных клиентов. Насколько эти начинания будут поддержаны штемпельными предприятиями на местах – покажет время. Хочется верить, что идея цветных печатей не погаснет при соприкосновении с российской действительностью, а будет способствовать развитию нашего штемпельного бизнеса, расширению спектра услуг, расширению сегмента личных печатей.